Začněte účtem, který firma schválila
Když si chcete nechat upravit veřejný popis produktu, může stačit schválený osobní účet. U interních podkladů už potřebujete vědět, kdo spravuje přístupy a za jakých podmínek data předáváte. Pro týmovou práci proto doporučuji účet pod správou firmy. Osobní předplatné zaměstnance tuto správu samo nezajistí, i když má nástroj stejné jméno.
Podle závazků OpenAI pro firemní zákazníky se data z ChatGPT Business a Enterprise standardně nepoužívají k trénování modelů. Dostupné možnosti správy uchování a přístupů se ale liší podle produktu. Při výběru ověřte také odchod zaměstnance, sdílení dokumentů a připojení dalších služeb.
Co se děje s uloženými konverzacemi
U osobního účtu najdete v nastavení dat volbu „Improve the model for everyone“. Pokud ji vypnete, nové konverzace se podle dokumentace OpenAI nepoužijí k trénování modelů. Mohou přitom dál zůstávat v historii. Nastavení paměti řeší personalizaci a je od trénování oddělené.
Trénování, uchování, paměť a sdílení posuzujte samostatně. Vypnutí jedné volby neznamená, že data nikdo nezpracovává. Pozor také na dobrovolnou zpětnou vazbu k odpovědi. OpenAI uvádí, že při jejím odeslání může použít související konverzaci k trénování i po předchozím odhlášení z trénování. Citlivé pracovní podklady proto do hodnocení odpovědi nepřidávejte.
Co řeší dočasný chat
Dočasný chat se po dobu tohoto režimu neukládá do běžné historie a nepoužívá se ke zlepšování modelů. OpenAI ale může ponechat kopii až 30 dní pro bezpečnostní účely. Pokud konverzaci uložíte jako běžný chat, začne se řídit nastavením účtu pro uložené konverzace. Tyto podmínky popisuje oficiální přehled dočasného chatu.
Dočasný chat tedy není záruka nulového uchování. Při jeho spuštění si ověřte i personalizaci a dostupné nástroje. Jestli GPT odešle údaje přes akci jiné službě, jejich další použití a uchování závisí na pravidlech příjemce. Firemní zákaz pro konkrétní data platí i v dočasné konverzaci.
Vkládejte jen údaje potřebné pro úkol
Pro úpravu stylu obchodního e-mailu obvykle nepotřebujete jméno zákazníka, telefon ani číslo smlouvy. Nahraďte je zástupnými údaji a skutečné hodnoty doplňte až po kontrole návrhu. U tabulky vyberte potřebné sloupce a řádky. Zkontrolujte také komentáře a další listy, pokud posíláte celý soubor.
Odstranění jména ještě nemusí zajistit anonymitu. Člověka lze poznat i podle kombinace funkce, pobočky a popsané události. EDPB vysvětluje nepřímou identifikaci i zásady minimalizace dat. Firma musí pro použití osobních údajů posoudit účel, právní základ a ochranu. Samotné předplatné AI tuto povinnost nevyřeší.
Modelový příklad: zdvořilejší odpověď bez zákaznického spisu
Pracovník chce upravit tón zprávy o zpožděné zásilce. Pro tento modelový příklad firma povolila práci se smyšleným textem ve schváleném účtu.
-
Připraví zadání: „Napiš zdvořilou odpověď. Zásilka má zpoždění, nový termín zatím neznáme. Nevymýšlej datum ani kompenzaci.“ Nepřidá skutečné jméno, adresu ani číslo objednávky.
-
Návrh může znít: „Omlouváme se za zpoždění zásilky. Nový termín zatím nemáme potvrzený. Jakmile ho ověříme, ozveme se vám.“ Pracovník ověří, zda slib dalšího kontaktu odpovídá postupu firmy.
-
Po kontrole doplní potřebné zákaznické údaje až ve schváleném systému pro odeslání zprávy.
Co si odnést: Pro úpravu formulace může stačit několik vět. Celý zákaznický spis by přidal data, která tento úkol nepotřebuje.
Prověřte sdílení a připojené aplikace
Celý disk bych kvůli jednomu návodu nepřipojoval. Vyberte podklady pro danou práci a začněte přístupem jen pro čtení. Získáte menší rozsah dat k posouzení a snazší kontrolu oprávnění. Odesílání zpráv nebo změny záznamů řešte až jako další samostatně schválené použití.
Před sdílením výsledku zkontrolujte celou konverzaci, ne pouze poslední odpověď. Může obsahovat zadání, vložené údaje nebo citace interních dokumentů. Pro práci nad firemními podklady navazuje článek o RAG a přístupových právech. Pokud AI čte externí dokumenty, projděte i rizika podvržených pokynů.
Krátká pravidla, která zaměstnanec použije
Pravidla pomohou, když se v nich člověk pozná: může vložit veřejný popis produktu, ale u zákaznické reklamace musí nejprve upravit podklady podle schváleného postupu. Takové příklady přidejte k seznamu povolených účtů a typů dat. U nejasností uveďte kontakt na člověka, který rozhodne, zda lze v práci pokračovat.
Určete také, kdo kontroluje fakta a komu lidé hlásí omylem vložené informace. Při incidentu zaznamenejte účet, použitý nástroj, čas a rozsah údajů. S odpovědným člověkem řešte dostupné odstranění a omezení dalšího sdílení. Pro širší zavádění AI navazuje výběr prvního firemního pilotu a řízení AI podle ISO 42001.
Ověřené zdroje
Primární zdroje a jejich vztah k článku byly zkontrolovány .